Fall­manage­ment Köln

Soft­ware­ge­stütz­te Hil­fe­pla­nung in der Hil­fe zur Pfle­ge bei der Stadt Köln

Seit 2010 opti­miert das Amt für Sozia­les und Senio­ren der Stadt Köln stän­dig den Ver­wal­tungs­pro­zess im Rah­men der Hil­fe zur Pfle­ge nach dem 7. Kapi­tel des SGB XII. Der Grund­satz “ambu­lant vor sta­tio­när” und die Bedarfs­de­ckung im Sin­ne einer pass­ge­nau­en Hil­fe ste­hen dabei im Vordergrund.

Das Sach­ge­biet für ambu­lan­te und teil­sta­tio­nä­re Hil­fen setzt dazu auf das soft­ware­ge­stütz­te Fall­manage­ment für Sozi­al­äm­ter von KDN.sozial.

Die Zusam­men­ar­beit von Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern mit sehr unter­schied­li­chem beruf­li­chen Hin­ter­grund wur­de in dem Sach­ge­biet für ambu­lan­te und teil­sta­tio­nä­re Hil­fen der Stadt Köln neu durch­dacht und neu orga­ni­siert. Das Team des Fach­diens­tes für Pfle­ge­be­dürf­ti­ge mit der Qua­li­fi­ka­ti­on und Berufs­er­fah­rung im pfle­ge­ri­schen Bereich (Alten- oder Kran­ken­pfle­ge) sowie im Bereich Sozialarbeit/Sozialpädagogik oder Pfle­ge­ma­nage­ment und das Team des Ver­wal­tungs­diens­tes mit den “klas­si­schen” Ver­wal­tungs­mit­ar­bei­te­rin­nen und ‑mit­ar­bei­tern arbei­ten seit­dem noch bes­ser zusam­men. Sobald ein Pfle­ge­dienst im Ein­satz ist, prü­fen bei­de Teams gemein­sam sowohl die leis­tungs­recht­li­chen als auch die inhalt­li­chen Vor­aus­set­zun­gen zur Gewäh­rung von Hil­fe zur Pfle­ge nach dem SGB XII.

Rolf Herr­mann vom Amt für Sozia­les und Senio­ren der Stadt Köln 

Anfangs wur­de beson­de­res Augen­merk auf die Stan­dar­di­sie­rung und Opti­mie­rung von Arbeits­pro­zes­sen sowohl im Ver­wal­tungs­dienst als auch im Fach­dienst gelegt. Vie­le Arbeits­ab­läu­fe sowie Schnitt­stel­len wur­den ana­ly­siert und auf ihre Aktua­li­tät hin unter­sucht. Sämt­li­che Arbeits­pro­zes­se wur­den anschlie­ßend opti­miert und in der Fach­soft­ware von KDN.sozial abgebildet.

In einem wei­te­ren Schritt wur­den die all­ge­mei­nen Fall­da­ten und die Per­so­nen­da­ten durch den Ver­wal­tungs­dienst erfasst und das kon­kre­te Anlie­gen elek­tro­nisch an den Fach­dienst für Pfle­ge­be­dürf­ti­ge zur Prü­fung wei­ter­ge­lei­tet. Die­ser konn­te sei­ne Fest­stel­lung in einem schrift­lich for­mu­lier­ten Hil­fe­p­lan­do­ku­ment inner­halb der Soft­ware bei dem Leis­tungs­be­rech­tig­ten abge­le­gen. Der Ver­wal­tungs­dienst wur­de über die Erle­di­gung der Auf­ga­be elek­tro­nisch infor­miert, so dass die­sem das Ergeb­nis zur wei­te­ren Bear­bei­tung zur Ver­fü­gung stand. Die inte­grier­ten Vor­dru­cke und der Zugriff auf die in der Soft­ware gespei­cher­ten Daten waren für den Ver­wal­tungs- und Fach­dienst ein gro­ßer Fortschritt.

Fach- und Ver­wal­tungs­dienst arbei­ten in der Soft­ware von KDN.sozial Hand in Hand. Der Infor­ma­ti­ons­fluss wur­de beschleu­nigt, da Infor­ma­tio­nen zu einer Per­son effi­zi­ent aus der Soft­ware abge­ru­fen wer­den konn­ten. Auch für die Bür­ge­rin bzw. den Bür­ger haben sich bereits zu die­sem Zeit­punkt ers­te posi­ti­ve Effek­te ein­ge­stellt. So konn­te der betref­fen­den Per­son bei Rück­fra­gen, egal ob beim Fach- oder Ver­wal­tungs­dienst, ver­bind­lich Aus­kunft z.B. zum Sach­stand des aktu­el­len Antrags erteilt wer­den. Zustän­dig­kei­ten inner­halb der Dienst­stel­le oder anste­hen­de Ter­mi­ne kön­nen ohne wei­te­re zeit­in­ten­si­ve Recher­che benannt werden.

Die Stadt Köln auf dem Weg zu einem ein­zel­fall­be­zo­ge­nen Fall­manage­ment
Seit Juli 2015 erfolgt die kom­plet­te Doku­men­ta­ti­on und Hil­fe­pla­nung sei­tens des Fach­diens­tes voll­stän­dig soft­ware­ge­stützt. Dies umfasst eine umfang­rei­che Situa­ti­ons­er­fas­sung und ‑beur­tei­lung, die Bedarfs­fest­stel­lung, Ziel­de­fi­ni­ti­on, Ein­set­zen von kon­kre­ten Maß­nah­men und die Fort­schrei­bung der Hil­fe­pla­nung. Inner­halb der Soft­ware steht ein umfang­rei­cher Hil­fe­plan zur Ver­fü­gung. Von Anfang an wur­de dabei im Vor­griff auf die gesetz­li­chen Ände­run­gen auf den neu­en Pfle­ge­be­dürf­tig­keits­be­griff des Pfle­ge­stär­kungs­ge­set­zes II gesetzt.

Hil­fe­pla­nung auf Basis des Hilfekreislaufs 

Durch das Erstel­len von Work­flows und aus­führ­li­chen Hand­bü­chern wur­de den Mit­ar­bei­ten­den des Fach­diens­tes das struk­tu­rel­le Erfas­sen und die Dar­stel­lung des zugrun­de­lie­gen­den Sach­ver­halts erleich­tert. Die Pro­ble­me und Res­sour­cen des Leis­tungs­be­rech­tig­ten wer­den anhand von ca. 90 Kri­te­ri­en detail­liert dar­ge­stellt. Dabei besteht in ergän­zen­den Beschrei­bungs­fel­dern die Mög­lich­keit, indi­vi­du­el­le Beson­der­hei­ten bei Bedarf aus­führ­lich wei­ter dar­stel­len zu kön­nen. Die Nut­zung der Fall­ma­nage­ment­soft­ware bei der Stadt Köln ist inzwi­schen ein eta­blier­ter Pro­zess. Der gesam­te Hil­fe­plan­pro­zess ist schnel­ler gewor­den. Trans­pa­renz und Infor­ma­ti­ons­fluss wur­den gestei­gert. Auch im Ver­tre­tungs­fall ist eine zügi­ge Infor­ma­ti­ons­ge­win­nung gewähr­leis­tet. Dies führt im Ergeb­nis zu einer zeit­na­hen ver­bind­li­chen Ent­schei­dung für die nach­fra­gen­de Per­son. Der Grund­satz “ambu­lant vor sta­tio­när” wird im Rah­men einer ein­zel­fall­be­zo­ge­nen Hil­fe­pla­nung aktiv durch die Soft­ware unter­stützt, so dass auf eine par­al­le­le Akten­füh­rung in Papier­form im Fach­dienst mitt­ler­wei­le kom­plett ver­zich­tet wer­den kann.

Neben der Opti­mie­rung der Ver­wal­tungs­ab­läu­fe durch die Fall­ma­nage­ment­soft­ware von KDN.sozial erlaubt die offe­ne Daten­bank auch umfang­rei­che sta­tis­ti­sche Aus­wer­tun­gen um eine Eva­lua­ti­on kon­kre­ter Maß­nah­men oder eine fis­ka­li­sche Bewer­tung der initi­ier­ten Maß­nah­men vor­neh­men zu kön­nen. Künf­tig soll auch die Durch­lauf­zeit der Hil­fe­fäl­le in den jewei­li­gen Fall­kon­stel­la­tio­nen gemes­sen wer­den. Die Stadt Köln prüft der­zeit, ob sie die­se Optio­nen zukünf­tig eben­falls nut­zen wird.

Der Ein­satz eines soft­ware­ge­stütz­ten Hil­fe­plan­ver­fah­rens in der Hil­fe zur Pfle­ge kann eine effek­ti­ve Unter­stüt­zung für eine ein­zel­fall­be­zo­ge­ne Hil­fe­pla­nung dar­stel­len. Es erleich­tert die Zusam­men­ar­beit von Ver­wal­tungs­ex­per­ten und Pfle­ge­fach­diens­ten der kom­mu­na­len Ver­wal­tung und trägt so zur Eta­blie­rung pass­ge­nau­er Hil­fe für die Pfle­ge­be­dürf­ti­gen bei. Das Amt für Sozia­les und Senio­ren der Stadt Köln ist ein gutes Bei­spiel dafür.

Scroll to Top

Jetzt suchen