Fallmanagement Köln
Softwaregestützte Hilfeplanung in der Hilfe zur Pflege bei der Stadt Köln
Seit 2010 optimiert das Amt für Soziales und Senioren der Stadt Köln ständig den Verwaltungsprozess im Rahmen der Hilfe zur Pflege nach dem 7. Kapitel des SGB XII. Der Grundsatz “ambulant vor stationär” und die Bedarfsdeckung im Sinne einer passgenauen Hilfe stehen dabei im Vordergrund.
Das Sachgebiet für ambulante und teilstationäre Hilfen setzt dazu auf das softwaregestützte Fallmanagement für Sozialämter von KDN.sozial.
Die Zusammenarbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit sehr unterschiedlichem beruflichen Hintergrund wurde in dem Sachgebiet für ambulante und teilstationäre Hilfen der Stadt Köln neu durchdacht und neu organisiert. Das Team des Fachdienstes für Pflegebedürftige mit der Qualifikation und Berufserfahrung im pflegerischen Bereich (Alten- oder Krankenpflege) sowie im Bereich Sozialarbeit/Sozialpädagogik oder Pflegemanagement und das Team des Verwaltungsdienstes mit den “klassischen” Verwaltungsmitarbeiterinnen und ‑mitarbeitern arbeiten seitdem noch besser zusammen. Sobald ein Pflegedienst im Einsatz ist, prüfen beide Teams gemeinsam sowohl die leistungsrechtlichen als auch die inhaltlichen Voraussetzungen zur Gewährung von Hilfe zur Pflege nach dem SGB XII.
Anfangs wurde besonderes Augenmerk auf die Standardisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen sowohl im Verwaltungsdienst als auch im Fachdienst gelegt. Viele Arbeitsabläufe sowie Schnittstellen wurden analysiert und auf ihre Aktualität hin untersucht. Sämtliche Arbeitsprozesse wurden anschließend optimiert und in der Fachsoftware von KDN.sozial abgebildet.
In einem weiteren Schritt wurden die allgemeinen Falldaten und die Personendaten durch den Verwaltungsdienst erfasst und das konkrete Anliegen elektronisch an den Fachdienst für Pflegebedürftige zur Prüfung weitergeleitet. Dieser konnte seine Feststellung in einem schriftlich formulierten Hilfeplandokument innerhalb der Software bei dem Leistungsberechtigten abgelegen. Der Verwaltungsdienst wurde über die Erledigung der Aufgabe elektronisch informiert, so dass diesem das Ergebnis zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stand. Die integrierten Vordrucke und der Zugriff auf die in der Software gespeicherten Daten waren für den Verwaltungs- und Fachdienst ein großer Fortschritt.
Fach- und Verwaltungsdienst arbeiten in der Software von KDN.sozial Hand in Hand. Der Informationsfluss wurde beschleunigt, da Informationen zu einer Person effizient aus der Software abgerufen werden konnten. Auch für die Bürgerin bzw. den Bürger haben sich bereits zu diesem Zeitpunkt erste positive Effekte eingestellt. So konnte der betreffenden Person bei Rückfragen, egal ob beim Fach- oder Verwaltungsdienst, verbindlich Auskunft z.B. zum Sachstand des aktuellen Antrags erteilt werden. Zuständigkeiten innerhalb der Dienststelle oder anstehende Termine können ohne weitere zeitintensive Recherche benannt werden.
Die Stadt Köln auf dem Weg zu einem einzelfallbezogenen Fallmanagement
Seit Juli 2015 erfolgt die komplette Dokumentation und Hilfeplanung seitens des Fachdienstes vollständig softwaregestützt. Dies umfasst eine umfangreiche Situationserfassung und ‑beurteilung, die Bedarfsfeststellung, Zieldefinition, Einsetzen von konkreten Maßnahmen und die Fortschreibung der Hilfeplanung. Innerhalb der Software steht ein umfangreicher Hilfeplan zur Verfügung. Von Anfang an wurde dabei im Vorgriff auf die gesetzlichen Änderungen auf den neuen Pflegebedürftigkeitsbegriff des Pflegestärkungsgesetzes II gesetzt.
Durch das Erstellen von Workflows und ausführlichen Handbüchern wurde den Mitarbeitenden des Fachdienstes das strukturelle Erfassen und die Darstellung des zugrundeliegenden Sachverhalts erleichtert. Die Probleme und Ressourcen des Leistungsberechtigten werden anhand von ca. 90 Kriterien detailliert dargestellt. Dabei besteht in ergänzenden Beschreibungsfeldern die Möglichkeit, individuelle Besonderheiten bei Bedarf ausführlich weiter darstellen zu können. Die Nutzung der Fallmanagementsoftware bei der Stadt Köln ist inzwischen ein etablierter Prozess. Der gesamte Hilfeplanprozess ist schneller geworden. Transparenz und Informationsfluss wurden gesteigert. Auch im Vertretungsfall ist eine zügige Informationsgewinnung gewährleistet. Dies führt im Ergebnis zu einer zeitnahen verbindlichen Entscheidung für die nachfragende Person. Der Grundsatz “ambulant vor stationär” wird im Rahmen einer einzelfallbezogenen Hilfeplanung aktiv durch die Software unterstützt, so dass auf eine parallele Aktenführung in Papierform im Fachdienst mittlerweile komplett verzichtet werden kann.
Neben der Optimierung der Verwaltungsabläufe durch die Fallmanagementsoftware von KDN.sozial erlaubt die offene Datenbank auch umfangreiche statistische Auswertungen um eine Evaluation konkreter Maßnahmen oder eine fiskalische Bewertung der initiierten Maßnahmen vornehmen zu können. Künftig soll auch die Durchlaufzeit der Hilfefälle in den jeweiligen Fallkonstellationen gemessen werden. Die Stadt Köln prüft derzeit, ob sie diese Optionen zukünftig ebenfalls nutzen wird.
Der Einsatz eines softwaregestützten Hilfeplanverfahrens in der Hilfe zur Pflege kann eine effektive Unterstützung für eine einzelfallbezogene Hilfeplanung darstellen. Es erleichtert die Zusammenarbeit von Verwaltungsexperten und Pflegefachdiensten der kommunalen Verwaltung und trägt so zur Etablierung passgenauer Hilfe für die Pflegebedürftigen bei. Das Amt für Soziales und Senioren der Stadt Köln ist ein gutes Beispiel dafür.
