Jugend­amt der Stadt Köln setzt auf inte­grier­te Softwarelösung

Die fach­li­chen und tech­ni­schen Anfor­de­run­gen an eine Fach­soft­ware für das Jugend­amt waren bei der Stadt Köln 2014 der­art gestie­gen, dass die Ablö­sung der bis­he­ri­gen Soft­ware­lö­sun­gen alter­na­tiv­los war.

Eine neue zeit­ge­mä­ße Fach­soft­ware muss­te her und die Stadt Köln setzt des­halb seit dem Jahr 2016 das Fall­manage­ment für das Jugend­amt von AKDN-sozi­al ein.

Dabei han­delt es sich um eine Web-Anwen­dung, die die umfas­sen­de Fall­be­ar­bei­tung aller Hil­fen nach SGB VIII ermög­li­chen soll. In Köln war mit dem Fall­manage­ment für das Sozi­al­amt bereits das Schwes­ter­ver­fah­ren erfolg­reich im Einsatz.

Die Arbeit im Fall­manage­ment für das Jugend­amt beginnt in allen ange­bun­de­nen Fach­be­rei­chen mit der Zen­tral­kar­tei, über die alle an den Hil­fen betei­lig­ten Per­so­nen erfasst und gefun­den wer­den kön­nen. Dar­über hin­aus besteht auch eine Schnitt­stel­le zum Ein­woh­ner­mel­de­ver­fah­ren der Stadt Köln, über die die Mög­lich­keit der Daten­über­nah­me und Aktua­li­sie­rung besteht, sowie die Anbin­dung an das Ausländerzentralregister.

Anschlie­ßend kann an die­sen Per­so­nen ein Fall ange­legt werden.

Bei­stand­schaf­ten
Kern­auf­ga­ben der Bei­stand­schaf­ten sind Bera­tun­gen nach §§ 18 und 52 a SGB VIII sowie natür­lich das Füh­ren von Bei­stand­schaf­ten gem. § 1712 BGB.

Die Soft­ware hält für die Bear­bei­tung der Bei­stand­schaft alle not­wen­di­gen Daten des Kin­des, der Eltern und evtl. wei­te­rer Betei­lig­ter vor, die jeweils in Bezie­hun­gen unter­ein­an­der gesetzt wer­den können.

Es besteht auch die Mög­lich­keit Doku­men­te an eine Per­son oder an einen Fall zu spei­chern. Auch eige­ne Vor­dru­cke kön­nen erstellt und abge­legt wer­den. Im Rah­men des Vor­druck­ma­nage­ments ste­hen zur­zeit ca. 80 fall­be­zo­ge­ne Vor­dru­cke, die aus dem Fall her­aus mit den not­wen­di­gen Grund­in­for­ma­tio­nen befüllt und im Rah­men eines Dia­log­me­nüs ergänzt wer­den, zur Ver­fü­gung. Die Anwen­dung ver­fügt bereits über eine stan­dar­di­sier­te DMS-Schnitt­stel­le, über die die so erzeug­ten Doku­men­te der ent­spre­chen­den eAk­te zukünf­tig hin­zu­ge­fügt wer­den können.

Über das Modul der Bei­stand­schaft im Fall­manage­ment für das Jugend­amt kön­nen Unter­halts­ti­tel erfasst und ver­wal­tet wer­den. Durch die Gene­rie­rung von auto­ma­ti­sier­ten Soll­stel­lun­gen aus dyna­mi­schen Unter­halts­ti­teln wer­den Ände­run­gen von Düs­sel­dor­fer Tabel­len, Kin­der­geld­erhö­hun­gen und Alters­sprün­ge auto­ma­tisch in das Sys­tem eingepflegt.

Im Rah­men einer Bei­stand­schaft ver­ein­nahmt die Stadt Unter­halts­zah­lun­gen des unter­halt­pflich­ti­gen Eltern­teils oder Dritt­schuld­nern und lei­tet die­se unter Umge­hung des städ­ti­schen Haus­hal­tes an den Unter­halts­be­rech­tig­ten oder sei­nen gesetz­li­chen Ver­tre­ter wei­ter. Durch die Schnitt­stel­le zur Titel­ver­wal­tung ist es mög­lich, Rück­stands- und Anspruchs­be­rech­nun­gen vorzunehmen.

Für die Berech­nung von Unter­halt­an­sprü­chen soll eine zusätz­li­che Fach­soft­ware ein­ge­setzt wer­den, die grund­sätz­lich auch über eine Schnitt­stel­le mit dem Fall­manage­ment für das Jugend­amt ver­bun­den wer­den kann. Eine ent­spre­chen­de Fach­soft­ware wird sei­tens der Stadt Köln ab 2021 getestet.

Sor­ge­re­gis­ter
Für Auf­ga­ben der Abtei­lung Bei­stand­schaft, die nicht unmit­tel­bar im Zusam­men­hang mit den Füh­ren einer Bei­stand­schaft ste­hen, gehö­ren u.a. die Ertei­lung von Sorgebescheinigungen.

Grund­vor­aus­set­zung hier­für ist die Abfra­ge beim zen­tral geführ­ten Sor­ge­re­gis­ter der Stadt Köln. Die­ses wur­de zuvor in Form einer loka­len Daten­bank vor­ge­hal­ten. Eine Halb­tags­kraft gab tele­fo­ni­sche Aus­künf­te. Hier brauch­te es eine neue tech­ni­sche Grundlage.

Die Stadt Köln hat die bis­he­ri­ge Soft­ware­lö­sung durch ein neu geschaf­fe­nes Regis­ter-Modul im Fall­manage­ment für das Jugend­amt abge­löst, so dass nun kom­for­ta­bel alle Berech­tig­ten hier­auf zugrei­fen und Aus­künf­te erhal­ten können.

Beur­kun­dun­gen nach dem BeurkG (Beur­kun­dungs­Ge­setz)
Im Anschluss muss­te eine wei­te­re Kern­auf­ga­be der Bei­stand­schaf­ten tech­nisch auf zeit­ge­mä­ße Füße gestellt wer­den: Die Beur­kun­dun­gen nach dem BeurkG.

Das Jugend­amt bie­tet Eltern die Mög­lich­keit, kos­ten­lo­se Beur­kun­dun­gen vor­zu­neh­men. Das kann u.a. eine Vater­schafts­an­er­ken­nung, eine Sor­ge­er­klä­rung oder eine Unter­halts­ver­pflich­tung sein.

Die Abbil­dung der Urkun­den mit zahl­rei­chen Vari­an­ten konn­te nach umfang­rei­cher recht­li­cher Vor­prü­fung im Köl­ner Sach­ge­biet für Grund­satz­an­ge­le­gen­hei­ten der Bei­stand­schaft und die Über­set­zung in die ent­spre­chen­den Pro­gram­mier­vor­ga­ben durch die Fach­be­treue­rin des Fall­ma­nage­ments für das Jugend­amt über das inte­grier­te Vor­druck­sys­tem erfol­gen. Das Urkun­den­mo­dul ist seit dem 04.01.2021 produktiv.

Nach der jah­re­lan­gen Erstel­lung der Urkun­den über Word-Vor­la­gen, die nach der Vor­be­rei­tung lokal gespei­chert wur­den und im Ver­tre­tungs­fall nicht zur Ver­fü­gung stan­den, wird jetzt die Mög­lich­keit der Vor­be­rei­tung, auch im Home­of­fice, und die anschlie­ßen­de Ver­füg­bar­keit bei den vor Ort sit­zen­den Kol­le­gen sehr geschätzt.

Als die Bun­des­re­gie­rung auf­grund der Belas­tun­gen durch die Coro­na-Kri­se spon­tan die Aus­zah­lung eines Kin­der­bo­nus in den Mona­ten Sep­tem­ber und Okto­ber 2020 ent­schied, wur­de von der AKDN-sozi­al die erfor­der­li­che Berück­sich­ti­gung die­ses Bonus bei der Unter­halts­zah­lung im Fall­manage­ment für das Jugend­amt pünkt­lich zur Ver­fü­gung gestellt, was die Arbeit der Bei­stän­de immens erleich­tert hat.

Ein umfang­rei­ches Rech­te- und Rol­len­kon­zept stellt die Absi­che­rung der kor­rek­ten Zustän­dig­kei­ten zur Fall­be­ar­bei­tung und des Daten­schut­zes in der Stadt Köln mit sei­nen 9 Bezirks­ju­gend­äm­tern sicher. Der Ver­tre­tungs­mo­dus inner­halb der Bezir­ke gewähr­leis­tet gera­de in Zei­ten einer ange­spann­ten Per­so­nal- und Coro­na Situa­ti­on einen rei­bungs­lo­sen und siche­ren Ablauf.

Die Sor­ge­er­klä­rung sowie Kin­des­un­ter­halt und Bei­stand­schaft wur­den als OZG-Leis­tun­gen defi­niert. Hier­zu müs­sen die Anträ­ge digi­tal gestellt wer­den kön­nen. Anschlie­ßend wird die Über­set­zung der ent­ge­gen­ge­nom­me­nen Daten ins Fach­ver­fah­ren und die Über­mitt­lung der Ent­schei­dung über den Antrag via Ser­vice­por­tal erfolgen.

Im Fall­manage­ment für das Jugend­amt besteht die Mög­lich­keit benö­tig­te Aus­wer­tun­gen über SQL-Abfra­gen im Sys­tem zu hin­ter­le­gen. Dar­über hin­aus besteht die Mög­lich­keit eines Daten­ex­ports, um Aus­wer­tun­gen in gewohn­ten For­ma­ten wie in Excel oder Access durch­zu­füh­ren. Die­se lie­fern u.a. die Anga­ben für die jähr­li­che Bundesstatistik.

Außer dem Fach­be­reich der Bei­stand­schaf­ten arbei­ten auch die Amts­vor­mund­schaft und die Jugend­ge­richts­hil­fe bereits erfolg­reich mit dem Fall­manage­ment für das Jugendamt.

Der All­ge­mei­ne sozia­le Dienst (ASD) und der Gefähr­dungs­mel­dungs­so­fort­dienst (GSD) sind eben­falls an das Fall­manage­ment für das Jugend­amt ange­bun­den, erfas­sen bis­her neben den per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten aller­dings bis­her nur die Daten, die für die Erstel­lung der Bun­des­sta­tis­tik nach SGB VIII erfor­der­lich sind.

Die Mel­dun­gen zu ver­schie­de­nen Tei­len der Bun­des­sta­tis­tik nach SGB VIII wer­den „per Knopf­druck“ im Ver­fah­ren erzeugt und anschlie­ßend auf den ent­spre­chen­den Por­ta­len der IT-Lan­des­äm­ter hochgeladen.